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人事檔案數字化
2015-08-15 19:06:32

一、 方案簡介

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色內容,是記載每個人人生軌跡的重要依據。因為人事檔案是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄,同時,由于它起到個人信息憑證和參考的作用,也就決定了人事檔案成為工作調動、任免、考學、評定職稱、政審、工齡審定、辦理社會保險和審批退休等工作的信息依托,人事檔案與個人的切身利益息息相關。

因此,如果出現人事檔案的丟失、損害、篡改、不可使用等情形,將嚴重損害檔案所有者的合法權益,產生一系列的法律糾紛、經濟糾紛,甚至演變為嚴重的社會事件,極大地破壞政府形象和社會穩定。因此對人事檔案實施數字化,利用信息化手段支持檔案管理服務工作的需求將變得越來越迫切。

二、適用范圍

本方案適合各類人事檔案管理部門的管理與應用服務需要。在人事檔案的整理、數字化加工、安全管理、對外服務方面具備推廣意義。

三、核心內容

3.1加工內容

檔案數字化加工內容包括:檔案整理、檔案掃描和數據采集。

1. 檔案整理:指對實體檔案材料進行分類、整理、修裱、折頁、裝訂、包裝、標識的加工內容。

2. 檔案掃描:指利用掃描設備將檔案材料加工成檔案影像,并對檔案影像進行修正、分類、排序,最終形成檔案材料影像庫的加工內容。

3. 數據采集:指對檔案關鍵數據進行錄入,最終形成檔案信息數據庫的加工內容。

3.2工作流程


3.3關鍵業務環節

 檔案數字化加工包括檔案交接、檔案整理與裝訂、檔案掃描、數據采集、特殊檔案管理五大核心環節。

檔案交接業務是檔案數字化加工單位與檔案管理單位在檔案數字化加工前后的檔案交接業務過程,是兩個單位相互移交檔案的接口業務,包括:檔案借調、檔案歸還2個子業務。

檔案整理裝訂業務是檔案數字化加工單位對紙質檔案進行檢查、整理、修補、裝訂和質量檢查的業務過程,包括檔案整理、檔案裝訂和檔案質量檢查3個子業務。該業務是整個檔案數字化加工的基礎業務,該業務過程中發現的問題檔案,將引發特殊檔案管理業務中的問題檔案處理業務活動。 檔案掃描業務是將紙質檔案材料數字化,并形成檔案影像庫的業務過程,包括檔案掃描和圖像整理2個子業務。它分為整本檔案掃描和檔案材料掃描兩種業務形態。

檔案數據采集業務是對檔案關鍵數據進行采集,并形成檔案數據庫的業務過程,包括數據錄入和數據檢查2個子業務。它分為整本檔案數據錄入和檔案材料數據錄入兩種業務形態。該業務可以依托紙質檔案材料,也可以依托檔案影像進行特殊檔案管理業務是對檔案數字化加工過程中的問題檔案、存疑檔案和不合格檔案等特殊檔案進行特殊處理的業務活動,包括:問題檔案處理、存疑檔案處理、不合格檔案處理和合并檔案4個子業務。

四、應用效果

通過人事檔案數字化,將產生巨大的社會效益和經濟效益,具體體現在:

1、規避了"紙質檔案管理風險",降低了管理機構管理人事檔案的巨大壓力,對紙質檔案的轉移、運輸、直接使用大幅度減少甚至基本停止,紙質檔案丟失、      損壞等重大風險不復存在,即使發生紙質檔案偶然的丟失、損壞事件,也可以通過數字檔案徹底恢復。

2、消除了"社保基金安全隱患",徹底杜絕了人為的偽造、涂改、抽取、撤換檔案材料等違法行為。所有的業務操作基于數字檔案進行。在數字檔案與紙質檔案之間通過一致性比對機制和安全審計機制,確保數字檔案與紙質檔案的完全一致性,通過偽造、涂改、抽取、撤換檔案材料等違法行為超額騙取社保基金的犯罪活動被徹底制止。

3、大幅度提高了人事檔案管理水平。將實現人事檔案的統一、有效管理。規范了業務標準、加強了業務監管、促進了業務管理水平提升。

4、大幅度提高了人事檔案服務水平。通過使用數字檔案,減少甚至基本停止了紙質檔案的使用,節約了工作人員每天往返于工位與檔案室之間、紙質檔案拆分、查閱、封裝所需的大量時間,極大地提高了一線基層工作人員的工作效率,大幅度降低了存檔人員的等待時間,緩解了工作人員與存檔人員之間的矛盾,服務質量明顯提高。

總之,通過人事檔案數字化建設,基于紙質檔案的各類安全隱患將消除、人事檔案的管理水平、服務質量將大幅度提高,在帶來顯著社會效益的同時,也將帶來無法估量的經濟效益。

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